اتوماسیون اداری کوثر

شما به عنوان یک مدیر، علاقه‌مندید که بتوانید سرعت انجام کارهای جاری و روزمره‌ را در سازمانتان بالا ببرید. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می‌شود .

تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرآیند‌هایشان کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.

سیستم‌های اتوماسیون اداری، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شوند.

سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. بخش‌هایی از این سیستم‌ها عموما شامل نرم‌افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و … است.

شرکت کوثر سلامت سپاهان با استفاده از پلتفرم شیرپوینت اقدام به طراحی سامانه دبیرخانه مکاتبات اداری نموده است.

اجزاء تشکیل دهنده سیستم اتوماسیون اداری کوثر

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزاسیون کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند:

• صندوق پیام
• گزارش ساز
• داشبورد مدیریتی

سامانه دبیرخانه

در سازمان های بزرگ با پرسنل متعدد و گردش كار فراوان، استفاده از سيستم سنتي نه تنها باعث ايجاد حجم كثيري از كاغذ و هزينه هاي اضافي مي گردد، منجر به بروز بي نظمي و عدم هماهنگي نيز خواهد شد. امروزه در مجامع مدرن، استفاده از سامانه هاي كامپيوتري براي تسهيل و سرعت بخشيدن به اين فرآيندها از بهترين و اثربخش ترین راهكارها بحساب می آید.

سایر ویژگیها و قابلیت ها

• پلتفرم مبتنی بر شیرپوینت
• نرم افزار تحت وب، بدون نیاز به نصب در کلاینت و قابل دسترسی از هر مکان و در هر زمان و دارای نسخه ویژه موبایل
• زیرسیستم سامانه جامع سازمان الکترونیک اینتک و در نتیجه سازگار با سایر سیستم های سازمان
• قابلیت ساخت گزارشات دلخواه برای کاربران با سطح دسترسی امنیتی بالاتر
• امکان نمایش گزارشات در قالب انواع چارت و نمودار
• امنیت اطلاعات با قابلیت تعریف سطوح دسترسی برای نقش ها و کاربران تا سطح هر فرم و هر فیلد
• سوابق تغییرات انجام شده بر روی اطلاعات برای هر کاربر
• پشتیبانی از اطلاعات بصورت دوره ای و کاملاً خودکار توسط کامپیوتر مرکزی(Server)
• پشتیبانی از زبان های مختلف برای ورود اطلاعات و جستجو
• مرتب سازی، جستجو و فیلتر کردن اطلاعات